Guia de gerenciamento de projetos de TI: Dicas de especialistas, fluxos de trabalho e competências

Atualmente, o gerenciamento de projetos e o marketing andam de mãos dadas. Os profissionais oferecem uma combinação de competências técnicas (conhecimentos especializados) e pessoais (interação pessoal e engajamento) para executar o trabalho com sucesso e superar os desafios comuns: 

• Escopo e orçamentos: Remley, da Amazon, explica: "O dilema do escopo e do orçamento é um dos grandes desafios do gerenciamento de projetos de marketing. Em um mundo ideal, os clientes apresentam seu problema de negócios e pedem que você ajude a resolvê-lo. Mas, geralmente, funciona ao contrário, já que a maioria dos clientes de marketing sabe o que está tentando alcançar e tem um orçamento, mas pode não saber qual problema de negócios está tentando resolver. Você enfrenta o dilema de entregar a solução errada para um problema. A estratégia é trabalhar com o cliente para descobrir o problema do negócio e entregar uma solução lógica dentro do orçamento ou negociar um novo.” 
  
  Remley aconselha: "Com um orçamento definido, você trabalha no sentido inverso e cumpre o cronograma solicitado. A lógica de um cronograma limitado é que, por vezes, você lucra mais entregando o produto final mais rapidamente.”
• Entregas e Clientes Criativos: Sonia Schechter, diretora de marketing da Marxent, afirma "Ajude as partes interessadas a entender o cronograma, trate dos pedidos com urgência e enfatize que as mudanças são caras e demoradas. O que eu aprendi após anos de experiência é que o vídeo bom o suficiente é perfeito para fins online. Quando damos vídeos a clientes ou a empresas de consultoria externas para revisão, as pessoas querem passar os dedos em toda parte. É cansativo e o produto final raramente acaba sendo superior ou dentro do orçamento. Por isso, somos muito rígidos em nossa comunicação sobre feedback e respostas e os tipos de pedidos de alterações que estão cobertos/incluídos no vídeo."
• Desenvolvimento e lançamento de novos produtos: Um novo produto apoia os objetivos de negócios da empresa, como aumentar a receita, vencer a concorrência ou aumentar a quota de mercado. Um novo produto e seu lançamento envolvem a organização inteira em algum momento. Geralmente, o processo também inclui fornecedores externos, como é o caso das campanhas estratégicas integradas multicanal que Jaquet da BigPanda realiza."
  
  Com as interdependências de campanhas integradas e suas equipes crossover, não é necessariamente um processo linear ou de quatro ou cinco etapas. Por exemplo, sua equipe de marketing pode precisar refazer uma página web após o lançamento, por isso, você pode ter de dar um pequeno passo atrás. Mesmo um marco perdido em qualquer fase do lançamento de um novo produto pode levar a um efeito dominó com consequências devastadoras. Mantenha-se vigilante, mantenha-se flexível, fique de olho nas dependências e gerencie o processo com uma ferramenta que fornece boa comunicação e compartilhamento de documentos, como Smartsheet ou Asana." 
• Premiando criativos: A maioria dos publicitários trabalhou em um projeto com clientes que acham que podem escrever cópias, design ou atuar como diretores de arte. Schechter da Marxent conhece bem o problema. A Marxent é uma empresa de comércio e visualização 3D que produz explicadores e outros vídeos a serem usados como ferramenta de marketing e em nome de clientes. "Os projetos em vídeo são muito mais caros e demorados para trabalhar novamente do que outros projetos de marketing", diz Schechter. "As pessoas agora conseguem fazer vídeos no telefone ou ter uma perspectiva que desejam ilustrar. Todo mundo pensa que é um génio nisso. Para fazer com que calendários e orçamentos funcionem, você deve reforçar a especialização, controlar os clientes e parar com as mudanças."
  
  Schechter acrescenta: "A coisa mais difícil, mas mais necessária, é confiar em seus criativos e parar de solicitar uma série de mudanças. Nãp há dúvida de que você verá coisas que poderiam (teoricamente) tornar um projeto de vídeo melhor. No entanto, você deve ser honesto sobre quais mudanças realmente valem o tempo, a energia e o esforço."
  
  Para evitar alterações caras, Schecter sugere: "Forneça sua informação e o que você quer para o projeto antecipadamente — e documente tudo — para que você não esteja preso a todos os detalhes criativos na pós-produção. Se a equipe e seus especialistas estiverem claros em relação aos requisitos e documentação (por exemplo., um script, notas da reunião), você pode comparar o produto final com as especificações originais e é menos exigente em termos emocionais para todos." 

Saiba como aumentar a eficiência da sua organização e melhorar os resultados com o “Guia de Gerenciamento de Projetos" definitivo Smartsheet.