A Convergint aproveita o Smartsheet para conectar equipes globalmente e capacitá-las localmente

Desde 2001, a Convergint evoluiu de uma empresa de garagem especializada em segurança para uma multinacional de tecnologia que emprega mais de 9.000 pessoas em mais de 180 localidades em todo o mundo. “Somos uma integradora de sistemas que projeta, instala e presta serviços de segurança eletrônica, segurança cibernética, segurança contra incêndio e vida útil, automação predial e sistemas audiovisuais”, explica Jennifer Hilber, arquiteta de negócios e operações da Convergint. “Estamos crescendo rapidamente, pois o setor está evoluindo. Com expansões em todo o mundo e fusos horários, questionamos como poderíamos gerenciar a crescente complexidade de nossos negócios.” 

Solução de escalonamento a partir de um sucesso local

“Trabalhamos de formas diferentes em áreas diferentes. Por exemplo, não fazemos negócios na América Latina da mesma forma que fazemos nos Estados Unidos. Portanto, precisávamos de um processo uniforme que pudesse ser ajustado para atender a objetivos locais específicos”, explica Hilber.

Para controlar melhor os portfólios de projetos em nível global e permitir colaborações eficazes, a empresa adquiriu 25 licenças do Smartsheet para seus colegas gerentes de programa. 

“Em nível global, começamos aos poucos, com um projeto do Smartsheet Control Center para simplificar um fluxo de trabalho específico”, afirma Hilber. “Localmente, os primeiros usuários criavam uma ou duas planilhas para substituir os rastreadores de projetos existentes. Em pouco tempo, mais funcionários passaram a desejar a mesma solução, então expandimos.”

Consolidação de dados ao redor do mundo

A equipe de Hilber se baseou no Control Center para criar sua própria ferramenta global de gerenciamento de programas, chamada iControls. “Usamos essa ferramenta para coletar dados de todos os programas dos gerentes de projeto e equipes na Ásia, Estados Unidos, Europa e América Latina”, comenta. Ter uma ferramenta de planejamento e gerenciamento de portfólio ajuda a alinhar o trabalho internacionalmente e, ao mesmo tempo, mantém a equipe focada no mesmo objetivo. 

Enquanto isso, a flexibilidade do Smartsheet também permite à Convergint atender às necessidades de seus clientes. “Podemos mostrar os mesmos dados de forma consistente aos nossos clientes. No entanto, o Smartsheet também nos permite personalizar os dados de acordo com o que nossos clientes desejam consultar. Essa medida melhorou muito nossa transparência e comunicação com eles”, diz Hilber. 

Capacitação de equipes locais em escala global

Usuários avançados (usuários licenciados proficientes no uso Smartsheet) estão impulsionando a adoção do iControls pela empresa. “Cerca de 10% dos nossos usuários são usuários avançados”, comenta Hilber. “Damos a eles a liberdade de criar o que precisam, incluindo planilhas, painéis de controle ou outras ferramentas de gerenciamento de projetos. Dessa forma, não há gargalos para as solicitações em uma única pessoa, o que ajuda a acelerar o processo.” 

Como exemplo, Hilber descreve uma ferramenta criada por ela mesma. “Criei uma solução para nossos colegas de faturamento de Nova York para rastrear faturas de clientes não pagas para cobrança”, explica ela. “Essa solução simples nos ajudou a reduzir o tempo de recebimento em mais de 30 dias, representando uma enorme economia de tempo.”

Os usuários avançados da Convergint também contribuem para promover a adoção do Smartsheet em toda a organização. Por meio de um programa quinzenal conduzido por usuários avançados, os funcionários recebem uma sessão de treinamento de 30 minutos. “Inspiramos uma iniciativa de compartilhamento de conhecimento para ajudar os colegas com o Smartsheet. Por meio de um canal de comunidade gerenciado, todo mundo contribui para resolver desafios, responder dúvidas ou obter informações”, compartilha Hilber. 

Além disso, os usuários podem acessar um portal de recursos que funciona como uma base de conhecimento sobre tudo o que está relacionado ao Smartsheet. “Também temos um gerente de sucesso do cliente que realiza treinamentos específicos da Convergint a cada trimestre para que todos estejam a par dos recursos e capacidades mais recentes.” 

Compartilhar metas e operar com eficiência

As equipes da Convergint utilizam o Smartsheet há mais de cinco anos. Nesse período, a base de usuários cresceu de 230 para 9.900 em todo o mundo, sendo 4.100 colaboradores externos. “Esse número também inclui colaboradores externos, que passaram de 20% para 40%. Agora trabalhamos com 3.500 pessoas fora da empresa que utilizam as planilhas que criamos”, comenta ela. 

A abordagem dupla para o gerenciamento de portfólio adotada pela Convergint traz duas vantagens: no nível local e global.

“O Smartsheet garante consistência em toda a empresa e capacita nossos colegas de equipes locais a fazer o que precisam para concluir o trabalho, não importa o que aconteça”, afirma Hilber.