A Ogilvy otimiza o gerenciamento de projetos com o Smartsheet

Uma das maiores e mais antigas agências de comunicação de marketing do mundo, a Ogilvy, cria campanhas de mídia inovadoras para as marcas líderes mundiais. A essência da publicidade e da mídia evoluiu muito desde que a agência foi fundada em 1948, e o ritmo das mudanças só acelera. Não é fácil para um líder consolidado se adaptar e mudar rapidamente para um novo cenário de mídia, mas o Smartsheet está ajudando a Ogilvy a mapear esta jornada.

"Há muitas rupturas no setor; todo o modelo de publicidade mudou e, sendo uma empresa de grande porte, pode ser difícil acompanhar esse movimento", disse Mame McCutchin, diretora de programas da Ogilvy. "Nossas marcas maiores são como nós: elas também não mudam de uma hora para a outra, mas esperam de nós a liderança em tecnologia e mudanças na forma de trabalharmos. E, por diversas vezes, o Smartsheet tem sido a solução."

"Tudo na ponta dos seus dedos"

A equipe de McCutchin está evoluindo de antigos modelos de publicidade de impressão e transmissão para uma estratégia de mídia digital que cria consistência de marca e mensagem entre uma grande variedade de canais on-line. Desde anúncios de vídeos em serviços de entretenimento por streaming até GIFs animados de 6 segundos nas mídias sociais, as campanhas de hoje exigem mais recursos visuais, mais elementos multicanais e mais recursos dependentes de dados do que no passado. McCutchin e a equipe dela usam o Smartsheet para monitorar os ativos de mídia que entram nos projetos dos clientes, permitindo que eles vejam em um piscar de olhos o status de cada detalhe e entreguem no prazo.

"Realmente, tudo está na ponta dos seus dedos", disse McCutchin. "Você pode dizer: um drive compartilhado está na ponta dos seus dedos. Sim, mas você precisa de uma lanterna e um mapa para encontrar alguma coisa. Existe uma forma muito mais fácil de obter e acessar seus próprios dados. É mais eficiente."

Usando o Smartsheet, McCutchin pode confirmar que as versões corretas dos arquivos de imagens digitais estão prontos para serem compartilhados com os clientes e pode acompanhar o progresso de cada item em relação aos prazos. Ela pode anexar formulários de liberação confirmando que os modelos e atores consentiram com o uso da imagem e voz nas mídias da campanha. As exibições em painel permitem que ela veja o status de vários itens de uma só vez para garantir que os membros da equipe dela tenham o que precisam para resolver os problemas, seja trocar as lâmpadas de uma área de trabalho ou reduzir etapas e acelerar o tempo de um processo de produção. Mais importante ainda, os colegas dela podem acompanhar e atualizar o trabalho deles e realizar ações relacionadas a quaisquer questões ou problemas, o que é especialmente importante quando os projetos são compartilhados entre os escritórios globais.

"Uma das primeiras coisas que eu fiz com a minha nova equipe foi definir um cronograma do que nós precisamos para começar a trabalhar, quando precisamos começar o trabalho e quando ele precisa estar pronto para entrega. O Smartsheet é ótimo para isso", disse McCutchin. "As pessoas podem usar o filtro para ver apenas as marcas com as quais trabalham, e eu posso ver tudo. Isso nos ajuda a contabilizar as coisas com a caixa de seleção: já terminamos? Foi enviado? Sim, foi. As pessoas podem deixar comentários e anexos e nós usamos tudo isso. Pela primeira vez neste projeto, nós temos uma linha de visão completa até o fim do escopo."

A "tranquilidade do Smartsheet"

Além de monitorar a mídia da campanha, McCutchin usa o Smartsheet para gerenciar informações financeiras da equipe, como gastos do orçamentos de clientes e solicitações de despesas não faturáveis. Ela também criou um centro de integração de equipe, coletando documentos e contatos em um único local para que os novos contratados possam analisar ao iniciar suas funções. Quanto mais detalhes ela coletar e compartilhar usando o Smartsheet, maior será a confiança da equipe no próprio trabalho, sabendo que as respostas para as perguntas mais urgentes são fáceis de encontrar.

“Agora existe um nível de tranquilidade que não tínhamos antes de esse cronograma ser concluído; isso é muito importante para esta equipe", disse McCutchin. "Agora todo mundo tem a mesma visão do que devemos fazer; todos estão remando na mesma direção. Antes, nunca sabíamos o que estava por vir. Agora, usando o Smartsheet, todos nos planejamos para as mesmas coisas e temos a mesma linha de visão. Quem não quer a 'calmaria do Smartsheet' na vida?"

Uma equipe mais tranquila é uma equipe mais produtiva e motivada e McCutchin viu a "tranquilidade do Smartsheet" levar a entregas no prazo de mídia de marca de alta qualidade aos clientes da Ogilvy. Ela também o viu abrir linhas de comunicação dentro da equipe e entre as equipes, permitindo uma maior transparência à medida que criadores e estrategistas colaboram em fusos horários diferentes. Quando todos os membros da equipe têm os dados que precisam, existem menos falhas de comunicação e um senso maior de propriedade do projeto para todos os envolvidos.

McCutchin está trabalhando para desenvolver uma planilha que ofereça transparência aos clientes, uma exibição em painel que mostre a conclusão do projeto em relação ao escopo, como aquelas que as empresas de serviços oferecem para mostrar aos clientes o quanto de energia eles usaram em comparação com o mês anterior ou com as médias locais. Ela observou que o setor está caminhando para ter mais transparência. Com o Smartsheet, ela pode ajudar a Ogilvy a liderar o caminho e definir um padrão de confiança e comunicação clara. Isso não só deixa os clientes felizes, como aumenta a satisfação no trabalho de todos na agência.

"Quando você está correndo atrás de algo e está apenas sendo reativo e tentando terminar logo, esse não é seu melhor trabalho, nem o melhor que você pode oferecer", disse McCutchin. "Se você fica no trabalho até meia-noite com frequência, isto não é bom para ninguém. De vez em quando, trabalhar até tarde é empolgante, mas quando se torna rotina vira cansativo. Mas, quando você otimiza um projeto, consegue terminar algo, se sente produtivo e o seu trabalho é bom, não existe sentimento melhor."

Para obter mais informações sobre esta história, consulte nosso estudo de caso.