A Seven expande seu negócio reduzindo a complexidade com o Smartsheet

A Seven está em uma posição única no mercado imobiliário global de aluguel. Sua equipe tem vasta experiência, obtida com as empresas de maior destaque do mercado imobiliário da Europa e, enquanto empresa independente e em expansão, ela tem a flexibilidade de reinventar completamente seus processos e práticas. O Smartsheet ajuda a Seven a trazer um pensamento mais moderno, operações ágeis e o foco no cliente para seus clientes corporativos.

Os serviços da Seven se estendem além do gerenciamento da seleção de locais e do processo de construção, englobando também a mudança e a estratégia organizacionais e fluxos de trabalho de pessoal. Gerenciar um projeto complexo do mercado imobiliário de aluguel exige uma equipe dedicada e organizada com membros da Seven, outros consultores especialistas e vários grupos de partes interessadas na empresa do cliente.  

Para manter todos atualizados e progredindo, a Seven usava planilhas, documentos do Word e e-mails, mas logo se tornou difícil dizer quais versões continham as informações mais recentes e precisas. Anup Patel, diretor na Seven, ficou responsável por achar uma ferramenta de gerenciamento de projetos. Ela tinha que ser rápida de aprender a usar, eficiente e consistente o bastante para gerenciar centenas de componentes de projetos sem apresentar falhas.

"Tivemos o privilégio de ser uma empresa nova que veio das maiores empresas do mercado imobiliário no Reino Unido e que sabia o que queria", afirma Patel. "Assim que experimentamos o Smartsheet, pensamos: é essa solução que vamos usar e ponto, sem colocar empecilhos. Descobri a ferramenta numa quarta-feira; ela foi adquirida na sexta e começamos a usá-la na segunda."

Patel gostou principalmente das opções de visualização do Smartsheet; as equipes de construção puderam usar seus gráficos de Gantt tradicionais enquanto os líderes de mudança organizacional usavam opções como exibição de cartões e tabelas para tornar significativos os dados e as etapas do processo para as partes interessadas.

Um recurso principal foi a capacidade de criar caminhos críticos e conectar dependências, garantindo que atrasos em um estágio pudessem ser revertidos bem antes de colocar em risco os prazos subsequentes. E o mais importante, o Smartsheet pode ser colocado em escala para dar suporte a vários projetos interconectados e gerenciados por equipes amplas.

"Um dos principais desafios de qualquer projeto é que trabalhamos com diversos tipos de partes interessadas", afirma Olga Pushkina, gerente de projetos na Seven. "A equipe de projetos pode contar com pessoas de mais de 15 organizações diferentes, e todas fazem coisas muito diferentes. O alinhamento é a coisa mais importante. Uma das integrações do programa que desenvolvi para um cliente de bens de consumo rápido tem mais de 400 projetos no mercado imobiliário no Smartsheet que monitoramos para ele, e 50 pessoas diferentes de quatro organizações são responsáveis por garantir que os dados estejam atualizados."

Um benefício essencial é o fato de que nem todos os membros da equipe do projeto precisam obter uma licença individual para trabalhar com uma planilha de projeto compartilhada. Isso é importante para os membros das equipes dos clientes e de terceiros que podem ter apenas funções temporárias ou de definição restrita em uma iniciativa específica.

"Temos a licença de empresa e controlamos tudo. Somos os proprietários e administradores das planilhas e das áreas de trabalho, mas o que adoramos é o fato de que as equipes de projetos podem ser convidadas", afirma Patel. "Podemos atribuir ações e riscos a elas; elas fazem parte do projeto e podem atualizar as próprias atividades. E elas não precisam de uma licença, basta que elas façam login."

O Smartsheet ajudou a Seven a simplificar várias funções empresariais de contato direto com o cliente, incluindo:

• Definição e inserção de projeto: a Seven adiciona novos projetos no sistema com um formulário unificado que usa um filtro automático para enviar as informações para planilhas diferentes com base nos requisitos do projeto.
• Análise de dados: fórmulas permitem que os proprietários de projetos calculem o status financeiro e façam previsões financeiras para os projetos. Elas também podem ser usadas para avaliar a carga de trabalho e a disponibilidade de cada membro da equipe para projetos de novos clientes.
• Comunicação e supervisão: os painéis fornecem visibilidade para as partes interessadas no mais alto nível, com a capacidade de análise dos mínimos detalhes.
• Recrutamento: os candidatos enviam suas candidaturas em um formulário; os fluxos de trabalho automáticos ajudam os gerentes de contratação a coordenar rodadas de entrevistas e passar os candidatos para o próximo estágio.

As reuniões regulares de status de projetos foram transformadas. Patel afirma que uma reunião de projetos mensal exigia metade do dia para reunir e preparar as informações. Com o Smartsheet, os membros da equipe podem simplesmente obter dados atuais durante a reunião, o que corresponde a uma semana inteira de trabalho ao longo de um ano e que pode ser usada para o negócio do cliente. E essas reuniões ocorrem com mais eficiência, economizando ainda mais tempo.

"Uma reunião habitual dura uma hora; antes gastávamos meia hora repassando as atas da última reunião porque ninguém sabia o que tinha sido atualizado e quem tinha feito o quê", afirma Patel. "Agora podemos usar esse tempo para priorizar as áreas problemáticas, porque conseguimos enxergá-las: tal ação não foi concluída, tal ação está em vermelho porque alguém sinalizou tal risco; vamos usar essa meia hora para resolver o problema e concluir a ação ou remover o risco. De repente, todos estavam sabendo que quando viessem para uma reunião com a Seven, algo seria feito. Não estamos lendo a lista, estamos resolvendo os problemas e avançando."

Não são só as reuniões que estão mudando; a Seven usa o Smartsheet para simplificar processos e definir práticas de trabalho mais eficientes desde o início.

"No passado, as pessoas diziam que se virariam de qualquer jeito com a ferramenta para encaixar o processo", afirma Patel. “Agora vemos o inverso; como entendemos a ferramenta, conseguimos aprimorar os processos, torná-los mais eficientes e personalizar a ferramenta para se adequar à necessidade de todos. Isso tem sido um diferencial para vários dos nossos clientes. Eles amam o modo como usam a tecnologia para gerar transparência e colaboração."

O Smartsheet é um diferenciador principal com clientes potenciais, que ficam impressionados que a Seven use tecnologia para simplificar processos e impulsionar a transparência. Pushkina descreve um sucesso recente com uma importante organização sem fins lucrativos; com os próprios sistemas de tecnologia desatualizados e orçamento mínimo para atualizações, o cliente aproveitou a chance de usar os recursos da Seven para gerenciar processos e resolver problemas para os quais ele não estava bem preparado.

Em apenas alguns anos, a Seven expandiu de dois fundadores para mais de 20 funcionários, e sua expansão continua firme. O Smartsheet foi essencial para essa expansão, fornecendo gerenciamento eficiente de dados, possibilitando insights rápidos e impulsionando prestação de contas individual para seus clientes.

"Podemos ver quando as pessoas usaram a ferramenta e quando algo foi atualizado pela última vez", afirma Patel. "Não há nenhum lugar para as pessoas que trabalham nos projetos se esconderem. Você é totalmente responsável pelas ações que foram atribuídas a você. Esse pensamento tem sido muito poderoso para impulsionar a mudança comportamental nas equipes de projetos."